LINEAMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE RECURSOS Y COMPROBACION DE GASTOS
Los lineamientos que aquí se presentan toman en cuenta lo estipulado en la Convocatoria así como lo establecido en el Reglamento y Manual de Requisitos y Lineamientos de Ingresos y Egresos de la BUAP. Si hubiera necesidad de hacer precisiones o especificaciones adicionales, éstas se comunicarán a los investigadores oportunamente. Las cuestiones particulares no contempladas en el presente documento se resolverán considerando lo establecido en la reglamentación pertinente antes mencionada.
INICIO DE EJERCICIO: UNA VEZ PUBLICADOS LOS RESULTADOS, LOS INVESTIGADORES FAVORECIDOS CON UN APOYO DEBERÁN FORMALIZAR EL INICIO DEL PROYECTO FIRMANDO UNA CARTA DE ACEPTACIÓN, ESTABLECIENDO UNA REESTRUCTURA Y CALENDARIZACIÓN (CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES) DEL EJERCICIO DE LOS RECURSOS Y RATIFICANDO LOS COMPROMISOS A PARTIR DE LOS CUALES FUERON EVALUADOS. ESTOS DOCUMENTOS DEBERÁN ENTREGARSE ANTES DE 30 DÍAS DESPUÉS DE SER PUBLICADOS LOS RESULTADOS. EN CASO CONTRARIO EL APOYO AL PROYECTO SE DARÁ POR CANCELADO.
1. RUBROS:
Los recursos se emplearán para los siguientes rubros, que agrupamos en 4 grandes categorías: 1. Apoyo a la formación de Recursos Humanos, 2. Fortalecimiento de la Infraestructura de Investigación, 3. Presentación de resultados de la investigación, 4. Apoyos especiales.
Deberán observarse los porcentajes mínimos y máximos de asignación para apoyo a estudiantes (mínimo 25%) y para presentación de resultados que incluye publicaciones y presentaciones en congresos (máximo 30%).
2. REESTRUCTURACIÓN Y CALENDARIZACIÓN:
Se podrá comenzar a ejercer el presupuesto asignado a partir de la formalización del proyecto y la entrega en la VIEP del formato de Reestructuración de Recursos Solicitados, en concordancia con el financiamiento otorgado. Se les solicita de igual manera que se entregue la Calendarización (cronograma por cada mes) en donde se considere el ejercicio del gasto y los montos totales por rubro y el momento en que se ejercerán dichos recursos cada mes. Lo anterior para facilitar la programación del ejercicio de los recursos y la entrega oportuna por parte de la Tesorería General.
Durante el ejercicio del proyecto, el investigador tiene la posibilidad de modificar la asignación original, siempre y cuando lo solicite por escrito con una explicación detallada de la razón de dichos cambios. Sin embargo, deberán respetarse los límites máximos y mínimos establecidos.
Nota importante: No se podrá comenzar a ejercer el proyecto antes de haber formalizado el mismo y entregado la re-estructuración y programación aproximada de gastos. Los proyectos que no hayan sido formalizados antes de los 30 días después de ser publicados los resultados, serán cancelados.
3. SOLICITUDES DE CHEQUES:
Toda solicitud de expedición de cheque se hará por escrito, indicando el rubro del cual se solicitan recursos, los bienes que se adquirirán (anexar cotizaciones que incluyan a proveedores de la BUAP cuando sea posible), indicar el monto y el nombre del proveedor que recibirá el cheque. Los cheques se emitirán a nombre de los proveedores considerando lo registrado ante el SAT.
No se deben incluir facturas originales con las solicitudes. Las facturas originales se entregarán únicamente al Departamento de Contabilidad de la VIEP contra entrega de los cheques solicitados. Toda factura deberá venir a nombre de la Universidad Autónoma de Puebla y deberá cumplir con los requisitos fiscales establecidos (RFC y dirección).
4. PRECISIONES PARTICULARES SOBRE LOS RUBROS A EJERCER:
La cantidad asignada como apoyo directo a estudiantes debe comprender como mínimo un 25% del presupuesto total asignado y es intransferible a otros rubros.
Todos los estudiantes que sean dados de alta en los proyectos deberán haber establecido y firmado sus compromisos en la sección correspondiente del protocolo de investigación. Para tesistas cuyo asesor sea otro investigador diferente al Responsable del proyecto, solicitamos que se incorpore el aval del Asesor o Director de Tesis.
Las becas podrán asignarse de acuerdo con el nivel de estudios del becario, teniendo como tope los montos que se indican en la tabla que sigue. El investigador deberá programar la duración de la beca (fecha de inicio y fecha de terminación).
Nivel |
Tesista (Hasta) |
Becario de Investigación (Hasta) |
---|---|---|
Doctorado |
$ 4,000 |
N/A |
Maestría |
$ 2,800 |
$ 1,400 |
Licenciatura |
$ 2,000 |
$ 1,000 |
Para solicitar una beca, el investigador deberá enviar un oficio a la VIEP en el que se indique el nombre del becario propuesto, su matrícula de la BUAP, el Programa Educativo en el cual está inscrito en la BUAP. Se debe indicar claramente el tipo y monto de beca que recibirá, la fecha de inicio de la beca y la periodicidad o duración de la misma que podrá ser por un período que no exceda los 6 meses (renovable a partir de una evaluación de sus avances). Se deberá anexar una copia del Kárdex (simple) del estudiante para acreditar su condición como alumno de la universidad.
Tesistas: Para ser considerado como estudiante tesista se deberá establecer como compromiso la realización de la tesis y se deberá anexar un oficio del Coordinador del Programa Educativo, en el que se constate su condición de estudiante tesista.
Los tesistas que hayan recibido apoyos por parte de algún proyecto, deberán dar crédito al proyecto en su tesis indicando y el investigador deberá anexar esto a los comprobantes que avalen la conclusión de la tesis.
Becario de investigación: Los becarios de investigación son aquellos que establecen como compromiso la entrega de algún producto académico que no conlleva a la tesis.
La fecha de inicio de la beca no podrá ser para meses previos al oficio de solicitud. No habrá pagos de becas retroactivas.
Una vez que el investigador ha realizado la solicitud de beca, ésta será expedida automáticamente cada mes, siguiendo las instrucciones del investigador, de acuerdo con el procedimiento establecido por el Departamento de Contabilidad de la VIEP.
Los cheques de becas serán normalmente expedidos durante la última semana del mes correspondiente. Para recibir su beca por primera vez, el estudiante deberá entregar al Departamento de Contabilidad de la VIEP una copia del kárdex (simple) del programa educativo de la BUAP en el que esté inscrito, para que se acredite su condición como alumno de la universidad. Posteriormente, para recibir sus cheques, deberá presentar cada mes una identificación oficial con su firma y fotografía (por ejemplo Credencial IFE, Cartilla del Servicio Militar Nacional, Pasaporte, etc.) y entregar una copia de la misma (fotocopiada por ambos lados) al firmar el póliza correspondiente.
Los estudiantes de licenciatura no podrán recibir una beca por un período que exceda los 12 meses. En el caso de estudiantes que hayan terminado de cursar sus materias, cada solicitud será evaluada individualmente.
No podrá asignarse una beca a estudiantes que no hayan cumplido los compromisos que se establecieron en ejercicios anteriores.
Las cantidades presupuestadas para apoyo a estudiantes son intransferibles a otros rubros.
Fortalecimiento de la Infraestructura de Investigación
Se recuerda que estos gastos en su conjunto no podrán rebasar el 30% del presupuesto total. Las participaciones en Congresos por parte de estudiantes se consideran dentro del rubro de “Apoyo a estudiantes”.
En las publicaciones y otros productos académicos que emanen del proyecto, se deberá dar crédito al proyecto que otorga la VIEP en la sección de Acknowledgements.
En el rubro de “Participación en Congresos” se pueden incluir gastos de transporte, hospedaje y viáticos y costos de inscripción. Se deberá incluir una carta de aceptación del trabajo en el momento de solicitar el recurso y al momento de la comprobación se deberá entregar la constancia de participación (certificate of attendance) así como copia del resumen y la fuente o el programa donde se cita al trabajo presentado o la carta de invitación. Estos documentos deberán anexarse al Reporte de Viáticos que deberá ser elaborado y firmado por el viajero y autorizado por el Responsable del Proyecto, según indicaciones de la Contraloría General.
Se podrán cubrir los siguientes rubros exclusivamente:
Se reitera que tanto la participación en eventos académicos como la publicación de resultados se consideran dentro del rubro de “Presentación de los resultados del proyecto” y las solicitudes no podrán exceder el 30% del monto otorgado al proyecto.
Apoyos especiales
5. GASTOS QUE NO PODRÁN APOYARSE BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA:
6. ESTIPULACIONES GENERALES:
Importante:
Para la expedición de un nuevo cheque para ejercicio de recursos deberá haberse comprobado el cheque anterior.
Se informa que el Departamento de Contabilidad de la VIEP procederá a la cancelación automática de todo cheque no sea recogido a los 90 días de su expedición.
No se podrán aceptar facturas cuya antigüedad exceda los dos meses previos a la fecha de solicitud.